Kế hoạch kinh doanh: ‘bản đồ’ nâng tầm HTX phát triển bền vững

Đây được coi là chìa khóa để Hợp tác xã (HTX) chuyển mình, từ một tổ chức sản xuất nhỏ lẻ sang một đơn vị kinh tế chuyên nghiệp và bền vững.

Kim chỉ nam giúp HTX thoát "may rủi"

Nhiều đánh giá cũng cho rằng, kế hoạch kinh doanh (KHKD) không chỉ là một tài liệu hành chính mà còn là "kim chỉ nam" quyết định sự sống còn và tốc độ phát triển của HTX. Đặc biệt, với nhiều ngân hàng, đây là công cụ quan trọng để HTX có thể tiếp cận nguồn vốn hoặc các chính sách hỗ trợ một cách thỏa đáng và thuận lợi.

Đặc biệt, trong bối cảnh thị trường nông nghiệp và dịch vụ liên tục biến động, việc quản lý HTX mà không có KHKD chi tiết chẳng khác nào lái con thuyền ra khơi mà không có hải đồ. Theo các chuyên gia, KHKD chính là công cụ quản trị cơ bản và quan trọng nhất cho HTX.

Vai trò cốt lõi đầu tiên của KHKD là giúp HTX phân bổ và sử dụng các nguồn lực hạn chế một cách hợp lý và tiết kiệm nhất. Phần lớn các HTX nông nghiệp hiện nay đều phải đối mặt với bài toán về nguồn vốn, nhân lực và cơ sở vật chất có giới hạn. Nếu không có kế hoạch, các nguồn lực này sẽ bị phân tán, dẫn đến lãng phí và kém hiệu quả.

HTX có kế hoạch kinh doanh sẽ hoạt động hiệu quả hơn.

Chẳng hạn như HTX nông nghiệp Ba Đình (Cà Mau). Trước khi có kế hoạch, các thành viên, hộ liên kết tự mua vật tư đầu vào tại các đại lý nhỏ lẻ với giá cao và chất lượng không đồng đều, dẫn đến chi phí sản xuất trung bình của HTX là khoảng 6 triệu đồng/ha.

Sau khi thực hiện KHKD hàng năm, HTX đã tiến hành phân tích nhu cầu và xác định được tổng nhu cầu phân bón chuyên dụng của mỗi ha là 1 tấn. Với tổng diện tích khoảng 400ha, HTX đã sử dụng sức mạnh tập thể để đàm phán hợp đồng trực tiếp với nhà máy sản xuất và đạt được chiết khấu 15% so với giá thị trường. Con số tiết kiệm được ước tính hơn 300 triệu đồng/năm, một khoản tiền đáng kể được chuyển thành lợi ích trực tiếp cho thành viên hoặc tái đầu tư. Kế hoạch đã giúp HTX chuyển đổi từ bị động sang chủ động, từ "con buôn nhỏ" thành đối tác lớn trong chuỗi cung ứng, từ đó tối ưu hóa chi phí và gia tăng lợi ích cho thành viên một cách rõ ràng.

"Giải phẫu" bản kế hoạch kinh doanh

Một KHKD hiệu quả không chỉ là bản dự toán tài chính, mà là sự cụ thể hóa của tầm nhìn chiến lược của HTX. Bản KHKD hoàn chỉnh bao gồm các cấu phần không thể thiếu, giúp HTX có "đường đi nước bước" rõ ràng.

Theo các chuyên gia của Tổ chức Hợp tác Quốc tế Đức (GIZ), trước hết, kế hoạch phải bắt nguồn từ sứ mệnh (lý do tồn tại) và tầm nhìn (bức tranh lý tưởng trong tương lai) của HTX, và phải được cụ thể hóa thành các mục tiêu SMART (Specific-cụ thể, Measurable-đo lường được, Achievable-khả năng thực hiện được, Relevant-tính thực tế, Time-bound-thời gian thực hiện).

Chẳng hạn, HTX Bưởi da xanh Bến Tre có sứ mệnh là nâng cao đời sống của người nông dân trồng bưởi thông qua việc cung cấp dịch vụ đầu vào cạnh tranh và hoàn thiện chuỗi giá trị. Mục tiêu SMART của HTX là: Tăng diện tích sản xuất theo tiêu chuẩn VietGAP/GlobalGAP từ 50 ha lên 150 ha trong vòng 3 năm (2025 – 2027), nhằm đáp ứng yêu cầu của thị trường xuất khẩu cao cấp.

Để thực hiện được sứ mệnh và mục tiêu này, kế hoạch kinh doanh cũng buộc HTX phải tiến hành phân tích thị trường một cách nghiêm túc, khảo sát hành vi tiêu dùng và đối thủ cạnh tranh. Công đoạn này giúp HTX xây dựng chiến lược phát triển khả quan, đồng thời loại bỏ những kế hoạch bất khả thi để phòng tránh rủi ro. Sau khi xác định thị trường, HTX phải phân tích chuỗi giá trị để tìm ra hoạt động nào tạo ra giá trị gia tăng cao nhất.

Và thực tiễn cho thấy, HTX Bưởi da xanh Bến Tre trở thành HTX tiên phong trong xây dựng chuỗi giá trị toàn diện nhờ ứng dụng công nghệ cao và các kỹ thuật tiên tiến trong một quy trình sản xuất chuẩn cho tất cả các thành viên, từ đó HTX có thương hiệu và được cả thị trường trong và ngoài nước công nhận.

Hay đối với các HTX lúa gạo như HTX nông nghiệp Tấn Đạt (Vĩnh Long) khi phân tích thị trường nội địa cho gạo an toàn những năm gần cho thấy, ngành này đều có những thuận lợi nhất định, nhưng hoạt động marketing lại là điểm yếu của HTX. Dựa trên KHKD, HTX đưa ra các bước đi là đầu tư vào hệ thống xay xát gạo an toàn và dành một phần chi phí để xây dựng thương hiệu, thay vì chỉ tập trung vào bán lúa tươi cho thương lái. Kế hoạch này giúp HTX chuyển trọng tâm từ sản xuất đơn thuần sang xây dựng giá trị thương hiệu và chế biến sâu, nâng cao giá trị gia tăng.

Không ít HTX cho rằng, yếu tố quan trọng nhất để nâng tầm HTX là khả năng tiếp cận vốn và minh bạch tài chính. Do đó, KHKD chính là công cụ để HTX thực hiện điều này.

Do đó, Ts. Hoàng Mỹ Lan (Tổ chức GIZ), cho rằng một bản KHKD chi tiết phải bao gồm đầy đủ các dự báo tài chính như: Doanh thu, chi phí, dự báo kết quả kinh doanh, dòng lưu chuyển tiền, và bảng cân đối kế toán. Đây là cơ sở để HTX đánh giá "sức khỏe tài chính" của mình.

Một HTX rau củ ở Lâm Đồng nhận thấy rau củ sau thu hoạch thường bị ép giá do không có kho lạnh. HTX lập KHKD để đầu tư 5 tỷ đồng xây dựng kho lạnh với mục tiêu hoàn vốn trong vòng 3 năm. Dự báo trong KHKD ước tính: Kho lạnh giúp giảm thất thoát sau thu hoạch từ 15% xuống 5% và tăng giá bán sản phẩm được bảo quản thêm 20%.

Ước tính tổng doanh thu sau đầu tư tăng thêm 2 tỷ VND/năm. Sau khi trừ đi chi phí cố định (khấu hao, bảo trì) khoảng 500 triệu đồng/năm và chi phí biến đổi tăng thêm, lợi nhuận gộp tăng thêm khoảng 1.2 tỷ đồng/năm.

Chính những con số rõ ràng về dự báo dòng lưu chuyển tiền tệ và khả năng hoàn vốn, cùng với điểm hòa vốn (dự kiến đạt sau 2,5 năm), đã giúp HTX chứng minh tính chuyên nghiệp, nghiêm túc và thu hút thành công khoản vay từ ngân hàng, biến kế hoạch đầu tư thành hiện thực.

Ngoài ra, KHKD còn đóng vai trò kép đó là đối nội và đối ngoại. Về đối nội, KHKD là công cụ để Hội đồng quản trị (HĐQT) giao nhiệm vụ và đánh giá năng lực của giám đốc. Đồng thời, nó giúp Ban Kiểm soát (BKS) thực thi chức năng giám sát một cách chi tiết, xác minh độ tin cậy của các báo cáo. Về đối ngoại, KHKD là "giấy thông hành" giúp HTX thu hút thành viên mới, tiếp cận các tổ chức tín dụng để vay vốn, và thiết lập quan hệ đối tác chiến lược.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay, nhiều cán bộ HTX vẫn cho rằng việc lập kế hoạch chỉ "tốn thời gian mà không có tác dụng cụ thể" hoặc không đủ năng lực để lập kế hoạch khả thi. Điều này dẫn đến những lỗi thường gặp trong quá trình xây dựng kế hoạch như: Đưa ra các dự báo tài chính quá lớn so với năng lực thực tế, thiếu tính toàn diện của mô hình tài chính, và không có mối liên hệ chặt chẽ giữa phân tích tài chính và phân tích kinh doanh.

Để vượt qua những rào cản này, các chuyên gia cho rằng việc lập KHKD phải được xem là cả một quá trình, là nỗ lực quy tụ trí tuệ tập thể chứ không phải chỉ là một hoạt động ngắn hạn. Lãnh đạo HTX phải thay đổi tư duy, xem kế hoạch là công cụ linh động để ứng phó với những biến động của môi trường, chứ không phải là một công thức cứng nhắc.

Chỉ khi KHKD được xây dựng một cách chuyên nghiệp, minh bạch, và được thực thi với sự đồng lòng của tập thể thành viên, HTX mới có thể thực sự nâng tầm, chuyển mình thành tổ chức kinh tế hiệu quả, bền vững, thực hiện thành công các mục tiêu đã đặt ra trong chiến lược quốc gia, và mang lại lợi ích xứng đáng cho thành viên, người nông dân.

Huyền Trang